「異動の挨拶メールの返信は必要？」
人事異動の時期になると、「異動になりました」とご挨拶メールが届くこともしばしば。
そこで悩むのが、
挨拶が来たけど
業務連絡の一つだから、返信は必要ない？
返信するなら、どんな内容がいい？
なんてこと。うんうん、わかりますとも！
管理人も以前は異動の激しい職場にいたので、異動の挨拶メールを頂くたび返信に苦しんでいたんですよ。
挨拶メールへの返信マナーって、なんだか曖昧ですから～。
どうせ業務連絡だし、スルーしちゃおうかっなんて気持ちになるんですよね
でも、スマートに返信できないと「気遣いの出来ない人」「ビジネスマナーを知らないな」って、評価がドーンっと下がっちゃう可能性がΣ(・∀・；)
そ、それはちょっと困りますよね！
じつはですね、簡単な4つのポイントを押さえれば、あら不思議！悩むことなく素早くスマートに返信メールを書くことが出来ます。
管理人は、コレを知ってから、もう返信で悩むことはなくなりました(*´艸｀*)
ココに来てくださったあなたに、こっそり教えちゃうスマートな返信メールの書き方！
せっかくなので、例文も合わせてご紹介します。ではでは～、レッツ・スタディーターイム！
挨拶メールに返信する必要はあるの？
「異動の挨拶メールって、いわゆる業務連絡でしょ？」
確かに、基本はそうなんですよ。担当者が変更になるってことは、どんな業務にせよ少なからず影響があるものです。
なので事前に連絡をして、相手に了解してもらうことがビジネスでは大切なことです。ココをおろそかにすると信用問題になりかねませんからね。
そんな重用な意味を持つ「挨拶メールを」を出した相手は、
- きちんと届いているかな
- 失礼はなかったかな
などなど、いろいろ気にしているはずです。
なので、ちゃんと受け取りましたよと伝える意味でも、相手に返信をすることが大切なんですね。
職場や取引先の人が異動するからといって、今までの関係が全て白紙になるわけではありません。頂いたメールに対して、相応しい返信をするのが社会人としてのマナーだと思いますよ。
ちょっと見方をかえると、ビジネスの関係と言っても「人」と「人」との関係であったはず。
「今までありがとうございました。」そんな相手の気持も詰まっているのが、挨拶メールです。
なので、こちらも同じように、気持を伝える返信をしたいもの。
「言ってることはわかるけど、出来ないから困ってるだろーー！！」
そうなんですよね！簡単にそれができれば、困りませんヽ(´Д`；)ﾉｱｩｱ…
でも、ご安心ください！
次にご紹介する4つのポイントを押さえれば、簡単にスマートな返信メールが書けるようになりますよ（*^_^*）
スマートに返信する4つのポイント
挨拶メールへの返信の重要性がわかったところで、早速スマートに返信するポイントをご紹介しますね。
これで、簡単に、スマートな返信メールが書けるようになります☆彡
返信はスピーディーに
挨拶メールの一番の目的は、業務連絡をすることにあります。
相手が一番気にしていることは、きちんと届いているだろうかといったことです。
なので、まずは、スピーディーな返信をしましょう。
相手をヤキモキさせないのも、マナーの一つです
返信に入れる内容は3つ
返信の内容は、つぎの3つは必ずいれるといいですよ。
- 連絡していただいたことへのお礼
- 在任時にお世話になったお礼
（相手との具体的なエピソードなど書き添えるとよい） - 今後の活躍を祈る言葉
連絡してもらったことへのお礼を書くことで、「あなたのメールの要件は理解しましたよ」と相手に伝わります。なので、まずは無事に連絡ができていると知ってもらい安心してもらいます。
そして、ここからが「あなた」の出番なのです。
ただ、「お世話になりました」といった、ビジネスライクな言葉だけでなく自分と相手とのエピソードを添えます。
こうすることで、ダタのビジネスメールが相手の心にググッっと残る返信メールに変身しちゃいますよ
例えば、
「先日は、お疲れ様でした」
と、
「先日は、本当に寒い中お疲れ様でした」
この2つのメール、どちらが印象に残りますか？
相手との共通の一言を添えることで、味気ないメールがイキイキした言葉に変化しますよね。
コレを意識して書くだけで、あっという間に貴方だけのオリジナルのメールが書けるようになります。
相手とのエピソードを添えて、あなただけのオリジナルメールを書きましょう
書き方は相手に合わせる
メールの語尾や書き方を相手に合わせるともらった方はストレスなく読むことが出来ます。メールが長い人には少し長めに、簡潔な人には簡潔に書くといった具合です。
また、相手があなたに対してのお礼の言葉を「感謝いたしております」と書いているのに、あなたが返信で「ありがとうございます」と返してしまうとなんだかチグハグですよね。
普段使いなれない言い回しは、読んでもストレスになるものです。
相手の文章に合わせることで、抵抗なく読んでもらうことが出来ますよ。
相手と言い回しを合わせると、読みやすくなります
返信の宛先に注意を
異動の挨拶メールは、多数の人に送られています。中には一斉送信で挨拶メールを送る方もいます。
なのでかならず、返信は「送信者へ返信」するようにします。
宛先を確認しないまま送信することで、全く関係のないとこへメールが届いてしまう可能性もあります。
これは、挨拶メールに限らずメールの基本なので必ず宛先を確認するようにしてくださいね。
これでポイントはバッチリです。
といっても、これだけではわかりにくいですよね(;^_^A アセアセ
なので、このポイントを使った例文を用意しました。
挨拶メールへの返信例文
例文の中で赤文字にしてあるところが相手によって変える部分です。
例文はカスタマイズして自由にお使いください。
いつもお世話になっております。
☓☓株式会社の△△です。
ご多忙のところ、異動のご連絡ありがとうございました。
◯◯様には、教えて頂くことばかりで数え上げたらきりがございません。
特に、☓☓企画の打ち合わせでは、いろいろとご指導を頂き、本当に勉強になりました。
新任地ににおかれましても、◯◯様のますますのさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます
また、今後とも、かわらずご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
最後の締めとして、今後も変わらないお付き合いを願う一言を入れることをオススメします。
もし自分がこんなメールを貰ったら、信頼されているって嬉しくなりますよね～。
異動されたとしても、今後再びご縁があることもあるでしょう。そんな時に、きっと良好な関係でスタートできるはずです。
まとめ
いかがでしたか？もう一度4つのポンとをお伝えすると
- 返信はスピーディーに
- 内容はエピソードを添えて貴方だけのオリジナルで
- 書き方は相手のメールに合わせる
- 送信前に宛先を確認する
この4つのポイントさえ知っていれば、もう異動の挨拶の返信メールで悩むことはありません☆彡
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