異動の挨拶メールをかんたんに書く方法!取引先へのタイミングは?

メールで挨拶をするビジネスマン
会社に勤めているなら、避けることの出来ない人事異動。仕事の引き継ぎや、異動先によっては引越しの手配など、とっても慌ただしくなります。

が!そんな時にこそ、忘れてはいけないのが異動の挨拶です。

「わかってるけど、何を書けばいいの~?」

「正直、面倒なんだけどなぁ。」

うんうん、その気持よ~くわかりますよ!

管理人も、長くても3年という異動の多い職場にいたので、その度に異動の挨拶で悩みましたね(´・ω・`)

なので、何を書いたらいいのかお困りのあなたにピッタリのアドバイスしちゃいます!

じつは、異動の挨拶にはちょっとしたポイントがあるんですよ。

そのポイントさえ押さえれば、書く内容に困ることなくとっても簡単に異動の挨拶メールを書くことが出来ます!(*^_^*)

ココに来てくださった貴方だけに、忙しくても余裕で挨拶メールを準備できる裏技も合わせて教えちゃいますね!( -ノェ-)コッソリ

ではでは~、レッツ・スタディーターイム!

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挨拶メールの目的は?

正直、異動前って慌ただしいことこの上なし。そんな時に挨拶なんて、とにかく形だけでいいし適当に済ませちゃえって思いがち。

でもね、取引先へのご挨拶はきちんとしておきたいもの。その 理由を詳しく見てみると、

  • 仕事上のお付き合いが、今後どうなるのかわからない
  • 一緒に仕事をする可能性もあり
  • 異動を知らせないと いつまでも連絡が入る
  • 世間は狭い

相手の異動などで、またお付き合する可能性もあります。

あるいは、新しい異動先での人間関係が、ひょんなことから以前の担当者とつながっていたり。

世の中、何があるかわかりません。

それに、相手があなたの異動を知らなければ、異動後に連絡が入ったりしてお互いに気まずい思いをする可能性もあります。

これからも、よりよい関係性を保つため挨拶はきちんとしておきましょう♪

押えておく7つのポイントは?

ではでは、まずは取引先にお知らせするべき内容を見て行きましょう。

  1. 異動の時期(例:4月1日付)
  2. 新部署について(例:営業部より生産管理部へ)
  3. これまでのお礼
  4. 後任者の氏名(フルネーム)
  5. 後任者の連絡先
  6. いつから後任者へ連絡すればよいのか(◯月☓日より等)
  7. 新しい所属の連絡先

この7つのポイントを押さえれば、相手の方に迷惑をかけることはありません。

異動の挨拶メールの例文は、別の記事で紹介しているので合わせてお読みいただくことをおすすめします。
異動の挨拶をメールで!心に残る文例・書き方のポイントを紹介!
異動の挨拶は、今後の人間関係をより良く保つ大切な物です。社会人としては絶対に必要なスキルです。ただ挨拶するだけではなく相手の心に残るメールを書く方法について。
ところで、なぜ異動先の連絡先が必要なの?

そんな疑問を持ちませんでしたか?

まぁ、新しい担当者が決まって引き継ぎが終われば、取引先の担当者からあなた宛に連絡がくることはまずありません。

でもね、担当者が変わるということは、相手の担当者としては「これから大丈夫だろうか」といった不安を感じることもあります。

なので「いざという時は、自分もフォローしますよ
そんな気持を相手に伝えることで安心してもらうために、新しい連絡先を記載するんですよ☆彡

小さな気遣いが信頼に繋がります

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メールを出すタイミングは?

「異動の辞令が出たから、すぐに挨拶する!」
・・・と思ったかもしれませんが、慌てないで落ち着きましょうね(;^_^A アセアセ

会社によっては、告知のタイミングを定めていることもあります。

また、取引先によってはメールはNGで、かならず挨拶に伺うといった決まりが有るかもしれません。

先走って失敗してしまうと、会社としての信用問題に発展しかねません。

まずは、上司に相談するのが一番確実です。

上司に相談する

えーー!!忙しいから早く挨拶を済ませたいんだけど。

うんうん、気持ちはわかりますよ。異動ぎりぎりになってから、挨拶メールを作るなんて大変ですからね(´・ω・`)

なので、超簡単なのに忙しいアナタを助けてくれる裏技をご紹介します!!

挨拶メールの裏ワザ

異動が決まった時点で、挨拶先ごとのメールを作っておきます。
ただし・・アドレス(送信先)は未入力にしておくこと

これのどこが裏ワザなのか?・・・そんな疑問を持ったあなたのために理由を詳しくお話しますよ。

異動前は引き継ぎの準備や身辺整理等、本当に時間がいくらあっても足りません。

うっかりすると、あーー!!メールを出し忘れている取引先があるΣ(゚Д゚) なんてことになってしまうかも。

そんな事を避けるために、余裕があるうちにメールの準備をしましょう。

  1. 出し忘れを防ぐ
  2. 内容を見直せる
  3. 相手に合った内容で書ける

特に3番目は大切なポイントです。

余裕があるからこそ、「 」に向けたメールを出すことが出来ます。

それって、ちゃんと伝わるものなんですよ。

気持ちが通じると、こちらがメールでご挨拶をしたのにお忙しい中わざわざ電話で挨拶を返してくださった方もいらっしゃいました。

挨拶のメールは、これからもよりよい関係性を保つためものです。 きちんと「人」に対して出すためには余裕があるうちに準備する必要があるんです。

送信先を未入力しておく理由は誤って送信してしまうことを防ぐためです。

いざ送信する時に、もう一度内容を確認して送ります。二重チェックになるので、ミスがぐっと減るので必ず確認して下さいね。

ここまで読んでくださった貴方には感謝を込めて、最後にもう一つ裏技をご紹介しますのでぜひ役立ててくださいね(*^_^*)

まとめ

今回は、異動の挨拶メールについてお伝えしました。
忙しい時に大変ですが「立つ鳥 跡を濁さず」で、バッチリ決めましょう!
さて最後にもう一つ裏技を。

  1. 今回作ったメールは、取っておくこと。
  2. 頂いた異動メールや返信メールも保存しておくこと。

これさえあれば、次回の異動の時にちょこっと手を加えれば使い回せますからね( ̄ー ̄)ニヤリ

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