「異動の挨拶メールの返信は必要？」
人事異動の時期になると、「異動になりました」と
ご挨拶メールが届くこともしばしば。
そこで悩むのが、
「業務連絡の一つだから、返信は必要ない？」
「返信するなら、どんな内容がいいの？」
うんうん、わかりますとも！
管理人も、異動の激しい職場にいたので、
異動の挨拶メールを頂くたび、返信に苦しんでいたんですよ。
挨拶メールへの返信マナーって、なんだか、曖昧ですからね～。
どうせ業務連絡だし、スルーしちゃおうかって
気持ちになるんですよね(´・ω・｀)
でも、スマートに返信できないと
「気遣いの出来ない人」
「ビジネスマナーを知らないな」
って、評価がドーンっと下がっちゃう可能性がΣ(・∀・；)
そ、それはちょっと困りますよね！
じつはですね、簡単な4つのポイントを押さえれば、あら不思議！
悩むことなく素早くスマートに返信メールを書くことが出来ます。
管理人は、コレを知ってから、
もう返信で悩むことはなくなりました(*´艸｀*)
ココに来てくださったあなたに、こっそり教えちゃう
スマートな返信メールの書き方！
せっかくなので、例文も合わせてご紹介します。
ではでは～、レッツ・スタディーターイム！
挨拶メールに返信する必要はあるの？
「異動の挨拶メールって、いわゆる業務連絡でしょ？」
確かに、基本はそうなんですよ。
担当者が変更になるってことは、どんな業務にせよ、
少なからず影響があるものです。
なので、事前に連絡をして、相手に了解してもらうことが
ビジネスでは大切なことです。
ココをおろそかにすると信用問題になりかねませんからね。
そんな重用な意味を持つ「挨拶メールを」を出した相手は、
- きちんと届いているか
- 失礼はなかったか
などなど、いろいろ気にしているはずです。
なので、
ちゃんと受け取りましたよ
と伝える意味でも、相手に返信をすることが大切なんですね。
職場や取引先の人が異動するからといって、
今までの関係が全て白紙になるわけではありません。
頂いたメールに対して、相応しい返信をするのが、
社会人としてのマナーだと思いますよ。
それに、ちょっと見方をかえると、
ビジネスの関係と言っても「人」と「人」との関係であったはず。
「今までありがとうございました。」
そんな相手の気持も詰まっているのが、挨拶メールです。
なので、こちらも同じように、気持を伝える返信をしたいもの。
「言ってることはわかるけど、出来ないから困ってるだろーー！！」
そうなんですよね！
簡単にそれができれば、困りませんヽ(´Д`；)ﾉｱｩｱ…
でも、ご安心ください！
次にご紹介する4つのポイントを押さえれば、
簡単に、スマートな返信メールが書けるようになりますよ（*^_^*）
スマートに返信する4つのポイント
挨拶メールへの返信の重要性がわかったところで、
早速、スマートに返信するポイントをご紹介しますね。
これで、簡単に、スマートな返信メールが書けるようになります☆彡
返信はスピーディーに
挨拶メールの一番の目的は、業務連絡をすることにあります。
相手が、一番気にしていることは、
きちんと届いているだろうか
といったことです。
なので、まずは、スピーディーな返信をしましょう。
[icon image=”point3-1-o”]相手をヤキモキさせないのもマナーです
返信する内容
返信の内容は、つぎの3つは必ず入れてください。
連絡してもらったことへのお礼を書くことで、
「あなたのメールの要件は理解しましたよ」と
相手に伝わります。
まずは、無事に連絡ができていると知ってもらい、
安心してもらいます。
そして、ここからが「あなた」の出番なのです。
ただ、
「お世話になりました」
といった、ビジネスライクな言葉だけでなく、
自分と相手とのエピソードを添えます。
こうすることで、ダタのビジネスメールが、
相手の心にググッっと残る、返信メールに変身しちゃいますよ(￣ー￣)ｂｸﾞｯ!
例えば、
「先日は、お疲れ様でした」
と、
「先日は、本当に寒い中お疲れ様でした」
この2つのメール、どちらが印象に残りますか？
相手との共通の一言を添えることで、
味気ないメールがイキイキした言葉に変化しますよね。
コレを意識して書くだけで、あっという間に、
貴方だけのオリジナルのメールが書けるようになります。
[icon image=”point3-2-o”]内容はエピソードを添えて貴方だけのオリジナルで
書き方は相手に合わせる
メールの語尾や書き方を相手に合わせると、
もらった方はストレスなく読むことが出来ます。
例えば、
メールが長い人には、少し長めに、
簡潔な人には、簡潔に書くといった具合です。
また、
相手が、あなたに対してのお礼の言葉を
「感謝いたしております」
と書いているのに、あなたが返信で、
「ありがとうございます」
と返してしまうと、なんだかチグハグですよね。
普段使いなれない言い回しは、
読んでもストレスになるものです。
相手の文章に合わせることで、
抵抗なく読んでもらうことが出来ますよ。
[icon image=”point3-3-o”]書き方は相手のメールに合わせる
宛先に注意を
異動の挨拶メールは、多数の人に送られています。
中には、一斉送信で挨拶メールを送る方もいます。
なのでかならず、「送信者へ返信」するようにします。
宛先を確認しないまま送信することで、
全く関係のないとこへメールが届いてしまう可能性もあります。
これは、挨拶メールに限らず、メールの基本なので、
必ず宛先を確認するようにしてくださいね。
[icon image=”point3-4-o”]送信前に必ず宛先を確認する
これでポイントはバッチリです。
といっても、これだけでは、
わかりにくいですよね(;^_^A アセアセ
なので、このポイントを使った例文を用意しました。
挨拶メールへの返信例文
例文の中で、赤文字にしてあるところが、
相手によって変える部分です。
例文はカスタマイズして自由にお使いください。
[colored_box color=”green” corner=”r”]
異動の挨拶メールへの返信例文
いつもお世話になっております。
☓☓株式会社の△△です。
ご多忙のところ、異動のご連絡ありがとうございました。
◯◯様には、教えて頂くことばかりで、
数え上げたらキリがございません。
特に、☓☓企画の打ち合わせでは、いろいろとご指導を頂き、
本当に勉強になりました。
新任地ににおかれましても、
◯◯様のますますのさらなるご活躍を
心よりお祈り申し上げます
また、今後とも、かわらずご指導ご鞭撻のほど
よろしくお願い申し上げます。
[/colored_box]
最後の締めとして、今後も変わらないお付き合いを願う一言を
入れることをオススメします。
もし自分がこんなメールを貰ったら、
信頼されているって嬉しくなりますよね～。
異動されたとしても、今後再びご縁があることもあるでしょう。
そんな時に、きっと良好な関係でスタートできるはずです。
まとめ
いかがでしたか？
この4つのポイントさえ知っていれば、
もう異動の挨拶の返信メールで悩むことはありません☆彡
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