メールで異動の挨拶がきた!スマートに返信できる4つのポイント

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「異動の挨拶メールの返信は必要?」
人事異動の時期になると、「異動になりました」と
ご挨拶メールが届くこともしばしば。

そこで悩むのが、
業務連絡の一つだから、返信は必要ない?
返信するなら、どんな内容がいいの?

うんうん、わかりますとも!

管理人も、異動の激しい職場にいたので、
異動の挨拶メールを頂くたび、返信に苦しんでいたんですよ。

挨拶メールへの返信マナーって、なんだか、曖昧ですからね~。
どうせ業務連絡だし、スルーしちゃおうかって
気持ちになるんですよね(´・ω・`)

でも、スマートに返信できないと
気遣いの出来ない人
ビジネスマナーを知らないな
って、評価がドーンっと下がっちゃう可能性がΣ(・∀・;)

そ、それはちょっと困りますよね!

じつはですね、簡単な4つのポイントを押さえれば、あら不思議!

悩むことなく素早くスマートに返信メールを書くことが出来ます。

管理人は、コレを知ってから、
もう返信で悩むことはなくなりました(*´艸`*)

ココに来てくださったあなたに、こっそり教えちゃう
スマートな返信メールの書き方!

せっかくなので、例文も合わせてご紹介します。

ではでは~、レッツ・スタディーターイム!

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挨拶メールに返信する必要はあるの?

「異動の挨拶メールって、いわゆる業務連絡でしょ?」

確かに、基本はそうなんですよ。

担当者が変更になるってことは、どんな業務にせよ、
少なからず影響があるものです。

お辞儀するビジネスマン

なので、事前に連絡をして、相手に了解してもらうことが
ビジネスでは大切なことです。

ココをおろそかにすると信用問題になりかねませんからね。

そんな重用な意味を持つ「挨拶メールを」を出した相手は、

  • きちんと届いているか
  • 失礼はなかったか

などなど、いろいろ気にしているはずです。

なので、
ちゃんと受け取りましたよ
と伝える意味でも、相手に返信をすることが大切なんですね。

職場や取引先の人が異動するからといって、
今までの関係が全て白紙になるわけではありません。

頂いたメールに対して、相応しい返信をするのが、
社会人としてのマナーだと思いますよ。

それに、ちょっと見方をかえると、
ビジネスの関係と言っても「」と「」との関係であったはず。

今までありがとうございました。
そんな相手の気持も詰まっているのが、挨拶メールです。

なので、こちらも同じように、気持を伝える返信をしたいもの。

「言ってることはわかるけど、出来ないから困ってるだろーー!!」

そうなんですよね!
簡単にそれができれば、困りませんヽ(´Д`;)ノアゥア…

でも、ご安心ください!

次にご紹介する4つのポイントを押さえれば、
簡単に、スマートな返信メールが書けるようになりますよ(*^_^*)

スマートに返信する4つのポイント

挨拶メールへの返信の重要性がわかったところで、
早速、スマートに返信するポイントをご紹介しますね。

これで、簡単に、スマートな返信メールが書けるようになります☆彡

 icon-check-square 返信はスピーディーに

挨拶メールの一番の目的は、業務連絡をすることにあります。

相手が、一番気にしていることは、
きちんと届いているだろうか
といったことです。

なので、まずは、スピーディーな返信をしましょう。

メールを受け取ったら、遅くても24時間以内に
返信をすることが基本です。

 相手をヤキモキさせないのもマナーです

 icon-check-square 返信する内容

返信の内容は、つぎの3つは必ず入れてください。

  • 連絡していただいたことへのお礼
  • 在任時にお世話になったお礼
    (相手との具体的なエピソードなど書き添えるとよい)
  • 今後の活躍を祈る言葉

連絡してもらったことへのお礼を書くことで、
「あなたのメールの要件は理解しましたよ」と
相手に伝わります。

まずは、無事に連絡ができていると知ってもらい、
安心してもらいます。

そして、ここからが「あなた」の出番なのです。

ただ、
「お世話になりました」
といった、ビジネスライクな言葉だけでなく、
自分と相手とのエピソードを添えます。

こうすることで、ダタのビジネスメールが、
相手の心にググッっと残る、返信メールに変身しちゃいますよ( ̄ー ̄)bグッ!

例えば、
「先日は、お疲れ様でした」
と、
「先日は、本当に寒い中お疲れ様でした」
この2つのメール、どちらが印象に残りますか?

相手との共通の一言を添えることで、
味気ないメールがイキイキした言葉に変化しますよね。

コレを意識して書くだけで、あっという間に、
貴方だけのオリジナルのメールが書けるようになります。

 内容はエピソードを添えて貴方だけのオリジナルで

 icon-check-square 書き方は相手に合わせる

メールの語尾や書き方を相手に合わせると、
もらった方はストレスなく読むことが出来ます。

例えば、
メールが長い人には、少し長めに、
簡潔な人には、簡潔に書くといった具合です。

また、
相手が、あなたに対してのお礼の言葉を
「感謝いたしております」
と書いているのに、あなたが返信で、
「ありがとうございます」
と返してしまうと、なんだかチグハグですよね。

普段使いなれない言い回しは、
読んでもストレスになるものです。

相手の文章に合わせることで、
抵抗なく読んでもらうことが出来ますよ。

 書き方は相手のメールに合わせる

 icon-check-square 宛先に注意を

異動の挨拶メールは、多数の人に送られています。
中には、一斉送信で挨拶メールを送る方もいます。

なのでかならず、「送信者へ返信」するようにします。

宛先を確認しないまま送信することで、
全く関係のないとこへメールが届いてしまう可能性もあります。

これは、挨拶メールに限らず、メールの基本なので、
必ず宛先を確認するようにしてくださいね。

 送信前に必ず宛先を確認する

これでポイントはバッチリです。

といっても、これだけでは、
わかりにくいですよね(;^_^A アセアセ

なので、このポイントを使った例文を用意しました。

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挨拶メールへの返信例文

例文の中で、赤文字にしてあるところが、
相手によって変える部分です。

例文はカスタマイズして自由にお使いください。

異動の挨拶メールへの返信例文

いつもお世話になっております。
☓☓株式会社の△△です。

ご多忙のところ、異動のご連絡ありがとうございました。

◯◯様には、教えて頂くことばかりで、
数え上げたらキリがございません。

特に、☓☓企画の打ち合わせでは、いろいろとご指導を頂き、
本当に勉強になりました。

新任地ににおかれましても、
◯◯様のますますのさらなるご活躍を
心よりお祈り申し上げます

また、今後とも、かわらずご指導ご鞭撻のほど
よろしくお願い申し上げます。

最後の締めとして、今後も変わらないお付き合いを願う一言を
入れることをオススメします。

もし自分がこんなメールを貰ったら、
信頼されているって嬉しくなりますよね~。

異動されたとしても、今後再びご縁があることもあるでしょう。
そんな時に、きっと良好な関係でスタートできるはずです。

握手を求めるビジネスマン

まとめ

いかがでしたか?

4つのポイント
  1. 返信はスピーディーに
  2. 内容はエピソードを添えて貴方だけのオリジナルで
  3. 書き方は相手のメールに合わせる
  4. 送信前に宛先を確認する

この4つのポイントさえ知っていれば、
もう異動の挨拶の返信メールで悩むことはありません☆彡


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