異動の挨拶メールをかんたんに書く方法!取引先へのタイミングは?

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異動の挨拶メールって、何を書けばいいの?
会社に勤めているなら、避けることの出来ない人事異動。
引き継ぎや、状況によっては引越しの手配など、
とっても慌ただしくなります。

が!そんな時にこそ、忘れてはいけないのが、
異動の挨拶です。

「わかってるけど、何を書けばいいの~?」

「正直、面倒なんだけどなぁ。」

うんうん、その気持、よ~くわかります!

管理人も、長くても3年という異動の多い職場にいたので、
その度に、異動の挨拶で悩みましたね(´・ω・`)

なので、何を書いたらいいのかお困りのあなたに、
ピッタリのアドバイスしちゃいます!

じつは、ちょっとしたポイントがあるんですよ。

そのポイントさえ押さえれば、書く内容に困ることなく、
とっても簡単に異動の挨拶メールを書くことが出来ます!(*^_^*)

ココに来てくださった、貴方だけに、
忙しくても、余裕で挨拶メールを準備できる裏技
合わせて教えちゃいますね!( -ノェ-)コッソリ

ではでは~、レッツ・スタディーターイム!

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挨拶メールの目的は?

正直、異動前って、慌ただしいことこの上なし。
そんな時に、挨拶なんて、とにかく形だけでいいし、
適当に済ませちゃえって思いがち。

でもね、取引先へのご挨拶は、きちんとしておきたいもの。
理由を詳しく見てみると、

取引先への挨拶は大切に
  1. 業務のお付き合いが、今後どうなるのか、わからない
  2. 一緒に仕事をする可能性もあり
  3. 異動を知らせないと いつまでも連絡が入る
  4. 世間は狭い

相手の異動なのどで、またお付き合する可能性もあります。

あるいは、新しい異動先での人間関係が、
ひょんなことから、以前の担当者とつながっていたり。

世の中、何があるかわかりません。

それに、貴方の異動を知らなければ、
異動後に連絡が入ったりして、
お互いに、気まずい思いをする可能性もあります。

これからも、よりよい関係性を保つために、
挨拶はきちんとしておきましょう♪

押えておく7つのポイントは?

ではでは、まずは取引先にお知らせするべき内容を
見て行きましょう。

パソコンでメールを作る

 7つのポイント
  1. 異動の時期(例:4月1日付)
  2. 新部署について(例:営業部より生産管理部へ)
  3. これまでのお礼
  4. 後任者の氏名(フルネーム)
  5. 後任者の連絡先
  6. いつから後任者へ連絡すればよいのか(◯月☓日より等)
  7. 新しい所属の連絡先

この7つのポイントを押さえれば、相手の方に迷惑をかけることはありません。

異動の挨拶をメールで!心に残る文例・書き方のポイントを紹介!
で、異動の挨拶メールの例文を紹介しているので、合わせてお読みください。

 icon-check-square なぜ新しい所属の連絡先が必要なの?

そんな疑問を持ちませんでしたか?

まぁ、新しい担当者が決まって引き継ぎが終われば、
取引先から貴方宛に連絡がくることは、まずありません。

でもね、担当者が変わるということは、
相手は、これから大丈夫だろうか、といった
不安を感じる
かも知れません。

なので、
いざという時は、自分もフォローしますよ
そんな気持を相手に伝えることで、安心してもらうために
新しい連絡先を記載するんですよ☆彡

 icon-hand-o-right Point. 小さな気遣いが信頼に繋がります

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メールを出すタイミングは?

「異動の辞令が出たから、すぐに挨拶する!」
慌てないで、ちょっと、落ち着きましょうね(;^_^A アセアセ

会社によっては、告知のタイミングを定めていることもあります。

また、取引先によっては、メールはNGで、直接挨拶に伺うといった
決まりが有るかもしれません。

先走って、失敗しては、会社としての信用問題に発展しかねません。

まずは、上司に相談するのが、一番確実です。

上司に相談

えーー!!忙しいから早く済ませたいんだけど。

気持ちはわかります。
異動ぎりぎりになってから、メールを作るなんて
大変ですよね(´・ω・`)

なので、超簡単なのに、忙しいアナタを助けてくれる、
裏技をご紹介します!!

 icon-smile-o 挨拶メールの裏ワザ

異動が決まった時点で、挨拶先ごとのメールを作っておきます
ただし・・アドレス(送信先)は未入力にしておくこと

なぜ、これが裏ワザなのか、詳しく見てみると、
異動前は、引き継ぎの準備や、身辺整理等、
本当に時間がいくらあっても足りませんよね。

うっかりすると、
あーー!!メールを出し忘れている取引先があるΣ(゚Д゚)
なんてことになってしまうかも。

そんな事を避けるために、余裕があるうちに、
メールの準備をしましょう。

 裏ワザのメリット
  1. 出し忘れを防ぐ
  2. 内容を見直せる
  3. 相手に合った内容で書ける

特に3番目は大切なポイントです。

余裕があるからこそ、「 」に向けたメールを
出すことが出来ます。

それって、ちゃんと伝わるものなんですよ。

メールでご挨拶をしたのに、お忙しい中、
わざわざ、電話で挨拶を返してくださった方も
いらっしゃいました。

挨拶のメールは、これからも、よりよい関係性を保つためものです。
きちんと「人」に対して出すようにするといいですね。

ところで、送信先を未入力しておく理由は、
誤って送信してしまうことを防ぐためです。

いざ送信する時に、もう一度内容を確認して送ります。

二重チェックになるので、必ず確認して下さい。

ここまで読んでくださった貴方には、
感謝を込めて、最後にもう一つ裏技をご紹介しますので、
役立ててくださいね(*^_^*)

まとめ

いかがでしたか?
忙しい時に大変ですが、「立つ鳥 跡を濁さず」で、バッチリ決めましょう!
最後にもう一つ裏技を。

  1. 今回作ったメールは、取っておくこと。
  2. 頂いた異動メールも、保存しておくこと。

次回の異動の時に、ちょこっと手を加えれば使い回せますから(*´艸`*)


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